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O inventário cíclico é uma grande aliado dos processos de armazenagem da sua empresa. Quer saber quais vantagens ele proporciona? Descubra aqui!
A contagem dos itens no estoque é algo que precisa estar em dia. Essa prática é conhecida no mundo empresarial como inventário cíclico e é muito importante para garantir que as coisas estejam em ordem no seu negócio.
 
Neste artigo, explicaremos as principais vantagens e cuidados para tomar com esse sistema. Boa leitura! 


O que é o inventário cíclico? 



O inventário cíclico refere-se à prática de contar os itens do estoque periodicamente. Esse intervalo varia de acordo com as necessidades da empresa, podendo ser diário, semanal, bimestral, entre outros.  
 
Esse processo é baseado em determinações da própria empresa, que julga por onde é mais importante começar. Ao contrário do que muita gente imagina, o inventário cíclico trata de fazer a contagem concentrada em um determinado grupo de produtos e não no estoque todo de uma vez só.
 
Para auxiliá-lo nessa demanda é essencial que sua empresa tenha uma política para controle de estoque bem definida. Com base nessas diretrizes é que você saberá por onde deve começar, tendo em mãos dados relacionados com o valor dos produtos, giro da mercadoria, entre outros pontos.
 

Por que é incorreto acharmos o inventário cíclico e o rotativo a mesma coisa? 



Em tese, ambos os processos são bastante semelhantes e possuem alguns pontos em comum. A grande diferença é que no rotativo há uma preocupação maior em gerar segurança administrativa para o negócio. 
 
Isso reduz o risco da empresa ser pega de surpresa com a eventual perda de itens do seu estoque. Deve-se destacar que esses motivos para a perda tratam de questões que fogem do controle humano, como acidentes.
 
Por causa do seu método minucioso, o inventário rotativo precisa ser feito com maior frequência e avaliar o estoque como um todo para detectar possíveis extravios ou defeitos. Fazer isso também provoca um aumento de tempo e dinheiro, pois é necessário designar um grupo de trabalhadores para realizar a conferência.
 

Como utilizar o inventário cíclico na sua empresa? 



No inventário cíclico, o objetivo final vai além de determinar o valor e a quantidade dos produtos em estoque, e sim detectar possíveis erros no processo de armazenagem da sua empresa. Logo, evitar que pequenos detalhes se transformem em um grande problema.
 
Para implementar esse modelo, é preciso ter um cronograma. Só assim você se mantém nos prazos determinados e não compromete os resultados finais. Outro ponto de destaque é que o inventário cíclico tira a limpo quaisquer divergências entre o inventário físico e o contábil. Mas no que isso faz diferença?
 
Sabendo ao certo qual a real situação do estoque da sua empresa, fica muito mais fácil determinar qual a real necessidade de renovação dos produtos ou solicitação de matéria-prima para os fornecedores. Sendo assim, você garante uma economia na parte logística do empreendimento. 


Por qual motivo os custos com inventário cíclico são menores? 



Empresas que não utilizam esse modelo para organizar o estoque podem tirar um ou mais dias da semana para realizar a contagem dos itens. Em alguns casos, optam por fazer essa atividade após o horário de trabalho ou durante o fim de semana. 
 
De qualquer forma há um prejuízo nas finanças. Uma vez que o estoque está parado durante a conferência, os produtos não estão circulando — gerando prejuízo para o empreendimento.
 
O inventário cíclico separa determinados grupos de itens por vez para fazer a contagem. Com isso, não é necessário interromper de forma geral o trabalho e fechar as portas da empresa. Você pode muito bem continuar operando, mesmo que de forma reduzida.


Quais as principais vantagens desse modelo para a sua empresa? 


1. Você não precisa fechar a empresa 


Como explicamos, o estilo de operação do inventário cíclico não exige que a empresa feche por completo para que a conferência do estoque seja realizada de maneira minuciosa. A divisão dos processos faz com que o negócio possa continuar operando, por mais que seja de forma parcial.
 

2. Processo simples e eficaz 


Simples ações, como o descarte de caixas sem utilidade ou encaixar os pallets com as mercadorias de maneira harmoniosa, servem para deixar o espaço muito mais dinâmico. Além disso, um ambiente que tem apenas onecessário facilita bastante na hora da contagem e de fazer o levantamento dos números finais.


3. Decisões bem embasadas 


Tendo a certeza e a segurança de que os dados gerados pelo inventário são confiáveis, o processo de tomada de decisão para adquirir novos produtos ou matérias-primas fica muito mais embasado. 
 
Gastos desnecessários são evitados e você tem plena consciência de quais produtos estão perto de expirar o prazo de validade. Assim, pode-se pensar em ações de marketing e promoções mais agressivas para que haja um giro no estoque e essa mercadoria seja consumida o quanto antes.
 


4. Manter a qualidade dos produtos oferecidos 



O inventário cíclico permite a rápida detecção de peças defeituosas e logo esses produtos são retirados de circulação. Com isso, você mantém a excelência adquirida pela sua marca e continua fornecendo apenas produtos com a garantia da mais alta qualidade.
 

Conheça boas práticas para aplicar esse processo na sua empresa 


Para otimizar as suas contagens, é preciso levar em consideração uma série de boas práticas. Elas garantem que o resultado final esteja dentro do esperado, olha só: 
 

Mantenha a constância 



Em primeiro lugar, o que deve ser seguido à risca é manter a constância nas contagens. Se foi decidido que determinados grupos de itens serão inventariados a cada dia, semana, mês e assim por diante, siga o que foi estipulado e terá os dados confiáveis de que precisa para trabalhar. 
 

Não troque os produtos de posição 



Algo que confunde bastante os profissionais que realizam a contagem são eventuais remoções de produtos sem aviso prévio ou trocas de lugares. Para manter tudo organizado e prático, tome cuidado para deixar as coisas em ordem.


Capacite sua equipe 



Os responsáveis por articular e executar esse processo meticuloso precisam ter uma grande capacidade de fazer isso de modo assertivo. Portanto, ofereça todas as capacitações e treinamentos para a equipe realizar o trabalho.
 

Coloque mais de uma pessoa para fazer a contagem 



Os seres humanos estão sempre sujeitos à falha, especialmente se tratando de algo tão detalhado como realizar a contagem de itens. Por isso, é recomendado designar mais de um profissional para esta função e reduzir as possibilidades de erro.
 

Conte com a tecnologia 



Atualmente, existem diversos softwares que beneficiam as empresas e ajudam a fazer um inventário de maneira mais prática e inteligente. Antes de usá-los, certifique-se que os colaboradores tenham a expertise necessária para extrair o máximo dos benefícios desses equipamentos.


Esteja de olho nos resultados 



Um bom gestor sabe dos principais acontecimentos da empresa. Isso é válido para o acompanhamento dos números, pois as métricas ajudam a planejar as futuras ações do negócio.

 


Quais critérios precisam ser considerados?



Diversos critérios são úteis para uma contagem mais precisa dos itens armazenados. Entre as principais estão:


Classificação ABC 



De acordo com a classificação ABC, 80% dos problemas são causados por apenas 20% dos fatores. O método divide os produtos em três categorias:
 
-A: itens essenciais para a receita do seu negócio. Em geral, representam apenas 20% das mercadorias comercializadas pela empresa, mas resultam em 80% do lucro dela.
-B: produtos de média importância, onde cerca de 30% dos produtos representam 15% das vendas.
-C: maioria dos produtos vendidos pelo empreendimento, em torno de 50%, mas que geram somente 5% da receita.
 
Utilizar a classificação ABC é fundamental para entender o que mais dá lucro para o seu negócio e aquilo que pode ser descartado ou repensado.
 


Classificação XYZ 



Responsável por avaliar a criticidade do item, ou seja, que determina o quanto ele é importante para a empresa. Ao contrário da ABC, a classificação XYZ não possui um embasamento científico, então exige acompanhamento de especialistas que conheçam profundamente os produtos da empresa.
 
-X: itens de baixa criticidade, que se faltassem não colocariam a empresa em uma situação crítica. Os insumos X também possuem várias alternativas de materiais substitutos.
 
-Y: criticidade média, ou seja, podem causar eventuais paradas em determinados setores da produção ou provocar danos ao patrimônio da empresa, além da integridade física dos funcionários. Contudo, também podem ser substituídos por outros itens.
 
-Z: criticidade alta, já que sua ausência implica em uma paralisação imediata da produção e pode colocar em risco o patrimônio ou a vida dos colaboradores. Não podem ser substituídos e sua aquisição é demorada. Um exemplo disso foi a greve dos caminhoneiros em 2018, que provocou paralisações em todo o país.
 


Classificação 123 


 
Refere-se à dificuldade com que os insumos e matéria-prima são adquiridos pela empresa. Sua classificação é feita da seguinte forma:
 
-1: itens de aquisição complexa, por causa de diversos fatores que influenciam para finalizar a sua compra - como questões jurídicas.
-2: itens de difícil aquisição, mas que envolvem menos questões legais.
-3: itens comuns, totalmente disponíveis no mercado e adquiridos sem grandes burocracias.
 


Classificação PQR 



Determina a popularidade dos itens presentes no estoque da empresa.
 
-P: produtos populares e com ótima rodagem. Eles saem com frequência por estarem sendo comprados em grande volume pelos consumidores.
-Q: média popularidade, com uma frequência regular de aquisições.
-R: baixa popularidade, que quase não saem do estoque e ficam ocupando um espaço que poderia ser melhor utilizado.
 
Gostou deste conteúdo? No blog da Bertolini Sistemas de Armazenagem você fica por dentro de tudo o que é importante para garantir a otimização dos processos logísticos da sua empresa.

Por exemplo, um guia do WMS. Com este material, você confere vantagens e desvantagens desse sistema. Inclusive, ele pode te ajudar a implementar o inventário cíclico!

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