Gargalos administrativos é aquilo que limita a capacidade da sua empresa. Confira alguns erros básicos e como resolvê-los para não impactar sua produtividade.
Gestores, independente do setor ou nível em que atuam, passam boa parte do seu tempo administrando crises. Por exemplo, desavenças interpessoais e problemas com os equipamentos utilizados. Seja como for, são esses e outros gargalos administrativos que limitam a produção e trazem prejuízos para a empresa.
O que são gargalos administrativos
Os sistemas produtivos são compostos por diversas etapas: compra de matéria prima, armazenagem dos produtos, controle de qualidade e venda. Qualquer ponto que interrompa esse fluxo pode ser considerado um “gargalo”.
Os gargalos administrativos fazem com que a empresa precise enfrentar uma série de problemas. Entre eles, a diminuição ou até pausa do trabalho, aumento de gastos e dificuldade em atingir as metas.
5 Gargalos administrativos que sua empresa pode estar cometendo
Para evitar a interrupção da operação, o gestor precisa se atentar para alguns erros básicos que pode estar cometendo:
Ignorar que erros acontecem
Nos últimos anos, o setor de logística aprendeu na prática que imprevistos acontecem, seja com a greve dos caminhoneiros ou a pandemia de COVID-19. Sem contar os erros da operação, que podem acontecer a qualquer momento.
Esse tipo de problema existe e faz parte do cotidiano. Ignorar esse fato é um erro básico de gestão. Sabemos que gerir um negócio não é fácil, mas ter consciência de possíveis falhas é o primeiro passo para melhorar.
Esteja aberto a ouvir os colaboradores, invista em treinamentos e contrate softwares para melhorar a gestão do armazém. Isso vai minimizar os gargalos administrativos e deixar a empresa mais preparada em caso de imprevistos.
Falta de gestão de matéria-prima
Quando os gargalos acontecem no início da produção, todas as fases seguintes ficam comprometidas. A gestão precisa fazer um acompanhamento próximo das entradas e saídas, para garantir que haverá produtos o suficiente para atender as demandas.
Fazer o registro desse fluxo é bastante trabalhoso. Por isso, muitas empresas usam ferramentas como o sistema de gerenciamento de armazéns (WMS).
Falta de manutenção dos equipamentos
Uma das principais causas dos gargalos administrativos é ignorar a importância da manutenção dos equipamentos. Existem dois tipos de serviço:
• Preventivo: Esse tipo de inspeção frequente permite que o responsável verifique a necessidade de trocar peças e consertar componentes. Assim, minimiza as chances da máquina parar de funcionar.
• Corretivo: Acontece quando o equipamento já parou de funcionar, o que causa grande prejuízo para a empresa. Esse processo visa colocar o equipamento novamente em operação.
Muitos gestores esperam a máquina parar para chamar um técnico, mas isso só piora a situação. O ideal é fazer manutenções preventivas, que economizam dinheiro ao cuidar para que o equipamento não pare. Cabe ao gestor ficar atento sobre a frequência desses serviços e acionar a empresa responsável sempre que for necessário.
Falhas na gestão de custos
Engana-se quem pensa que os custos não podem causar gargalos administrativos. Quando o gestor deixa de acompanhar as despesas da linha de produção, perde insights valiosos sobre quais pontos aumentam os custos e deixam o fluxo mais caro.
Consequentemente, pode tomar decisões erradas, que vão impactar toda a empresa: redução de equipe, escolha de produtos mais baratos… Ter uma visão geral da produção, incluindo seus custos, é a melhor forma de identificar pontos de melhoria e tomar decisões inteligentes.
Em algum momento, toda empresa vai sofrer de gargalos administrativos. É importante prestar atenção nos sinais para resolvê-los antes que se tragam grandes impactos para o seu negócio.
